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Wie kann Prios Foundation Ihre Projekte beschleunigen?

Projektmäßiges Zusammenarbeiten erhält beruflich immer größere Bedeutung. Aufgrund der veränderten wirtschaftlichen Rahmenbedingungen gehört internationalisierte Arbeitsteilung wie auch die Zusammenarbeit in transdisziplinären Teams, unterstützt durch Informations- und Kommunikationstechnologien, für viele zu Ihrem beruflichen Alltag. Vor diesem Hintergrund ist Projektmanagement längst zu einem unverzichtbaren Bestandteil geworden, um die komplexe fach- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu gestalten. Mit INNEO Prios Foundation bekommen Sie ein Werkzeug zur Seite, dass so einfach und schnell zu bedienen und einzurichten ist, dass Sie endlich wieder mehr Zeit für Ihre eigentliche Aufgaben haben: Projekte zu managen und nicht sie in einem System zu verwalten.

Prios Foundation arbeitet auf Basis der Microsoft Windows Sharepoint Services 3.0, die kostenfrei mit einer MS Windows Server Lizenz zur Verfügung stehen. Weiter gehende Funktionalitäten lassen sich dann mit dem Einsatz des Microsoft Office SharePoint Servers 2007 realisieren, der dann aber zusätzliche Lizenzkosten verursacht. Gleiches gilt für den Einsatz des Microsoft Search Servers, der ebenfalls zusammen mit Prios Foundation verwendet werden kann.

Das System läuft im Browser und ist webbasiert. Damit ist es auch speziell dafür geeignet, Zugriffe von außen zu ermöglichen, beispielsweise für Mitarbeiter im Außendienst oder zur Zusammenarbeit mit Zulieferern, Subunternehmern oder Kunden.

Kein Unternehmen gleicht zu 100% einem anderen, Prozesse sind immer auch zu einem gewissen Grad unternehmensspezifisch. Aus diesem Grund bietet INNEO ein breites Portfolio an Customizing an. Seien es definierbare Ansichten mit denen für Sie relevanten Daten, die Erstellung frei definierbarer Projektvorlagen und -Templates oder die individuelle Definition und Anpassung von Reports für Controlling und Management.

Darüber hinaus lässt sich Prios Foundation mit allen, am Markt verfügbaren Sharepoint Webparts und Features erweitern. Nach Aufwand entwickeln wir Ihnen auch Ihre ganz eigenen, individuellen Funktionalitäten.

Weisen Sie einem Projekt oder einer konkreten Aufgabe Ressourcen zu, seien es Personen oder Gruppen von Personen. Damit lassen sich in der Vorplanung generische Gruppenressourcen, z.B.“ Abteilung Konstruktion“, verwenden, die  einer Bedarfsermittlung dienen können, oder aber die Grundlage für die spätere Detailplanung eines Ressourcenmanagers oder Abteilungsleiters bilden.

Die einzigartige Ressourcenplantafel von Prios Fundation bietet hierbei eine rasche Übersicht über die Ressourcen und ihre geplante Auslastung. Sie ermöglicht so das Erkennen von Konflikten und Engpässen sowie Ihre Auflösung durch rasche Umplanung. Damit  lässt sich einem der häufigsten Probleme in den Unternehmen, der Überbuchung und Überlastung von bestimmten Ressourcen, wirkungsvoll und einfach begegnen. Sie erhalten erstmals unbekannte Transparenz über Auslastungsgrade und Ressourcenkonflikten zwischen Projekten.

Jeder Mitarbeiter, dem eine Aufgabe zugeordnet wurde, erhält automatisch eine E-Mail und/oder einen Eintrag in seine persönliche Aufgabenliste. Hierüber kann er auch auf intuitive Art und Weise seinen persönlichen Arbeitsfortschritt und Beitrag zum Projekt zurückmelden und gleichzeitig dokumentieren. Dabei können entweder die Zeiten und/oder der Status einer Aufgabe zurückgemeldet und mit einem Kommentar versehen werden.

Um Informationen mit anderen Systemen auszutauschen, die projekt-relevante Daten beinhalten oder benötigen, wird eine XML-basierte Importschnittstelle verwendet. Diese kann natürlich auch noch kundenspezifisch angepasst und erweitert werden, je nach Bedarf und je nach System mit dem Informationen ausgetauscht werden sollen.

In der Regel handelt es sich aber um kaufmännische Daten aus Systemen wie ERP (SAP, Navision, ORACLE etc.), CRM (Siebel, Microsoft, etc.) oder aber auch aus speziellen Applikationen zur Urlaubs- und/oder Zeiterfassung, die bereits beim Unternehmen im Einsatz sind.

Um den Einstieg und den Umgang mit dem System zu erleichtern und zu beschleunigen wurde ein rollen-basiertes Konzept gewählt. Das bedeutet man bekommt je nach Rolle in dem spezifischen Projekt, einen passenden Funktionsumfang zur Verfügung gestellt, der die zu bearbeitenden Aufgaben abdeckt. Denn ein Projektleiter benötigt eben andere Funktionen als ein Projektmitarbeiter oder aber ein Controller. Doch damit bleibt die Bedienung sehr übersichtlich und an den Aufgaben orientiert, ohne den Anwender zu überfordern.

Auf die einfache und intuitive Bedienung sowie ein optisch ansprechendes User-Interface wurde besonderes Augenmerk gerichtet. Interesse und Freude an der Nutzung eines Systems sind heute entscheidende Grundvoraussetzungen für die Akzeptanz einer Lösung durch die Mitarbeiter.

Zu jeder Projekt-Webseite gehören beliebig viele Dokumentenbibliotheken. Diese können je nach Projektart unterschiedlich strukturiert sein und bereits verschiedene Dokumente bzw. Dokumentvorlagen enthalten. Auch Historie, Versionierung sowie Genehmigungs- und Freigabe-Workflows sind abbildbar. Damit lassen sich verschiedensten Prozesse und Abläufe sicher und nachvollziehbar realisieren. Gleichzeitig bekommt man die eine, einzige Stelle, an der die gesamte Dokumentation eines Projektes zu finden und auch später wieder nutzbar zu machen ist.

Mit den INNEO Outlook TOOLS (optionales Zusatzmodul) können Sie E-Mails, Kontakte oder Anhänge schnell und einfach projektorientiert archivieren und Kollegen zugänglich machen.

Durch die automatisierte Benachrichtigung per Mail wissen immer alle betroffenen Mitarbeiter ob und wie Sie in Projekten verplant wurden. Die Rückmeldungen werden ebenfalls noch über eine entsprechende Mail noch einmal festgehalten. Auch für die Dokumentenbibliotheken lassen sich solche Benachrichtigungen einrichten, die einen darüber informieren, wenn bestimmte, projektrelevante Dokumente geändert wurden.

Der Projektleiter hat eine Übersichtsseite, die Ihm einen raschen Überblick über alle seine Projekte ermöglicht. Mittels Ampeln werden verschiedene Kriterien (KPIs – Key Performance Indicators) auf einen Blick dargestellt.

Für alle Arten von Reports, sei es über Projektstatus, aufgelaufene Kosten im Projekt etc. stellt unsere offene, relationale Microsoft SQL-Datenbank alle notwendigen Informationen bereit. Wie der Report aussehen soll und was er im Detail beinhaltet, definieren Sie, INNEO wird ihn dann entsprechend umsetzen. Hierzu verwenden wir die Microsoft SQL Reporting Services. Wir sind auch in der Lage die Daten an andere Systeme zu übergeben, bzw. von dort zu holen und in den Report einzubeziehen. Auch der Export und die Weiterverarbeitung in Microsoft Excel ist problemlos möglich.

Projektpläne erstellen Sie auf der Basis von standardisierten Vorlagen. In Prios Foundation definieren und passen Sie beispielsweise Start, Dauer, Abhängigkeiten, Meilensteine oder deren bedingten Verknüpfungen an. Den gesamten Projektplan können Sie auch weiter strukturieren, beispielsweise durch das Einfügen von Phasen, die über eine spezielle Phasenfensterfunktion gesteuert werden können.

Damit haben Sie volle Terminkontrolle, auch bezogen auf bestimmte, von Ihnen definierte Stichtage, deren Überschreitung, bzw. Einhaltung, über eine Ampelfunktion kontrolliert werden kann. Das Gleiche gilt für das Überschreiten von vordefinierten Schwellwerten für Aufwände oder etwa nicht mehr termingerecht abarbeitbare Restaufwände.

Der Fortschritt in einem Projekt kann durch das Rückmelden der bereits geleisteten Aufwände überwacht werden. Jedes Teammitglied kann hier auf einfache und verständliche Art und Weise seinen persönlichen Fortschritt und Beitrag zum Projekt dokumentieren. Diese werden dann gesamtheitlich im Projekt zusammengefasst und ergeben so ein aktuelles Bild.

Geben Sie nur ein paar wenige, relevante Informationen zum Projekt ein – und schon steht Ihnen eine Projekt-Website mit Planvorlagen in Gantt-Darstellung zur Verfügung. Definieren Sie noch den Projekttyp (groß, klein, Softwareentwicklung, intern etc.) und Ihr Projekt wird mit bereits vordefinierten Planvorlagen und Dokumentenbibliotheken ergänzt. Auch Ihre eigenen, für Ihr Unternehmen wichtigen zusätzlichen Informationsfelder lassen sich einfach einbinden.

Auch das Zusammenstellen des Projektteams, mit intuitiver Rechtevergabe, ist ein einfacher Schritt, den, wie alle anderen auch, entweder der Projektleiter selbst, oder ein dafür zuständiges Projektmanagement-Office (PMO) durchführen kann.